Одним из направлений России в последнее время становится развитие «облачных» технологий. В частности основной задачей является применение данной технологии в управлении электронным документооборотом.
Не секрет, что применение данных технологий обладает рядом преимуществ, однако, существуют и определенные риски, в частности, если говорить о документообороте в государственных структурах.
По мнению экспертов, применение облачных технологий с области управления документооборотом не является новшеством. Модель, по которой реализуется облачная технология, уже всем известна, наряду с преимуществами, которые обеспечивает эта модель. Одним из таких преимуществ можно считать уменьшение капитальных вложений в инфраструктуру, а также расходов на содержание специалистов.
Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская заявляет о том, что многие страны на данный момент рассматривают вопросы о возможном применении облачных технологий в работе с документооборотом в государственных учреждениях и структурах. Поэтому соответствующие органы власти проводят работу о разработке методических рекомендаций по работе с документами по этой модели. При этом, Россия в разработке таких стандартов пока не принимает участия. Также эксперт считает, что в полной мере преимущества технологии можно наблюдать в условиях public cloud. Тем не менее, ни в одной стране пока не считается возможным использования публичных облаков в государственных учреждениях. Для этих органов рекомендуется использовать частные облака, для обеспечения контроля над своими документами. В свою очередь, такая модель может потребовать больше средств и вложений.
Кроме того, нельзя забывать о том, что в России область автоматизации документооборота пока развивается неравномерно. В крупных государственных структурах эта область развита намного лучше. Однако, при условии перехода на облачные технологии следует решать вопросы информационной безопасности. Тем не менее, не стоит считать, что рисков слишком много, и лучше отказаться от использования данных технологий. Ведь, облачные технологии дают возможность освободить потребителя от оплаты строительства, зарплаты персоналу и поддержания инфраструктуры. Таким образом, существенно сокращаются издержки. А в случае с государственными органами, то это во многом облегчит работу и избавит от расходов, оплату которых так сложно выделить из бюджета из – за нехватки средств.
Перед переходом на облачные технологии специалисты рекомендуют задуматься над некоторыми вопросами, а именно о том, какая именно информация будет храниться в облачной среде, а также каким образом можно обеспечить гарантию ее сохранности. Не менее важным вопросом является вопрос об удалении информации, срок давности которой уже истек. Однако, самыми важными являются организационные вопросы, а также отсутствие нормативных документов на территории России о регулировании порядка хранения электронных документов.
